Online Bordro İmzalama Süreçleri ve Avantajları

Geleneksel yöntemlerle kağıt üzerinde yürütülen bordro imzalama süreçleri; özellikle uzaktan çalışma (remote) modelinin yaygınlaşmasıyla kurumsal İK departmanları için yönetilmesi imkansız bir operasyonel yüke dönüşmüştür.

Farklı şehirlerde veya ülkelerde bulunan personellere her ay ıslak imzalı evrak ulaştırmak, kargo maliyetleri, kaybolan belgeler ve yasal zaman aşımları şirketleri hukuki risklerle karşı karşıya bırakmaktadır. Dijital Belge, geliştirdiği dinamik alt yapısı ile her personelin maaş, mesai ve prim verisine uygun bordroların saniyeler içinde uçtan uca dijitalleşmesini sağlar.

CSV Entegrasyonu ve Dinamik Alanlar ile Otomatik Bordro Hazırlama

Dijital Belge platformunda her personel için tek tek evrak hazırlamanıza gerek kalmaz. Mevcut muhasebe veya ERP yazılımınızdan dışa aktardığınız standart bir CSV dosyası sisteme yüklenir. Sistem, dosyadaki dinamik alanları (Maaş, İsim, TC No, Dönem Bilgisi vb.) otomatik olarak ayrıştırarak her çalışanın şahsına özel parametrik bordroyu arka planda anında üretir. Hazırlanan evraklar, personellerin sistemde tanımlı e-posta adreslerine otomatik birer imza davet linki olarak iletilir.

Gelişmiş İş Akışı: İK ve Personel Çift İmza (Çoklu İmzacı) Senaryosu

Bordro süreçlerinin yasal olarak tam hüküm ifade edebilmesi için çoklu imza mimarisi desteklenmektedir. Dijital Belge üzerinde kurgulanan iş akışında sıralı veya paralel imzalama tanımlanabilir:

• 1. İmzacı (Bordro Sahibi/Personel): Mailine gelen linke tıklayarak evrakı inceler ve Sümen Mobil uygulaması üzerinden yeni T.C. Kimlik Kartı ve akıllı telefonunun NFC anteni yardımıyla biyometrik kanıtlarla imzasını atar.
• 2. İmzacı (İK veya Muhasebe Yetkilisi): Personel imzaladığı an İK yetkilisine anlık bildirim düşer. Yetkili kişi kendi kurumsal e-imza sertifikası (Token) ile evrakı onaylayarak süreci yasal olarak mühürler.

API ile Kendi Yazılımınıza Bağlayın ve Sümen Mobil`i Yönetin

Tüm bu gelişmiş otomasyon yeteneklerini Dijital Belge web paneline girmeden, doğrudan şirketinize ait mevcut İK otomasyonu veya ERP içerisinden de yönetebilirsiniz. Sağladığımız esnek RESTful API uç noktaları ile toplu veri transferlerini gerçekleştirebilir, Sümen Mobil tetiklemelerini kendi yazılım arayüzünüz üzerinden personellerinize yönlendirebilirsiniz.

Teknik Altyapı ve Veri Yapısı Örneği

{
  "fields": [
    {
      "key": "Bordro_Donemi",
      "type": "date",
      "label": "Bordro Donemi",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "Ad_Soyad",
      "type": "text",
      "label": "Ad Soyad",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "TC_Kimlik_No",
      "type": "number",
      "label": "TC Kimlik No",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "Brut_Ucret",
      "type": "number",
      "label": "Brut Ucret",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "Toplam_Kesinti",
      "type": "number",
      "label": "Toplam Kesinti",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "Net_Ucret",
      "type": "number",
      "label": "Net_Ucret",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "İs-Veren",
      "type": "signer",
      "label": "İs Veren",
      "params": "",
      "required": false
    },
    {
      "key": "Personel",
      "type": "signer",
      "label": "Personel",
      "params": "",
      "required": false
    }
  ]
}

Yukarıdaki JSON yapısı, CSV tabanlı dinamik alanların ve çoklu imzacı hiyerarşisinin API katmanımız tarafından nasıl işlendiğini gösteren örnektir.